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工作生涯初期的印度專案，經過過去一年的瘋狂工作與出差後，終於暫時告一段落。雖然今年才剛過了七個月，就有整整兩個月人在印度出差，專案期間更經歷無數個暴力加班與拉肚子的日子，但從理性的角度來說，絕對是對往後的發展有偌大的幫助。趁著記憶猶新，記錄下遇到的各種困難、當下應對方式，以及事後回想可以改進的地方。
什麼是Make in India？難在哪裡？
顧名思義，就是在印度製造😆。簡單來說就是各路外商一方面貪食印度市場的消費力與廉價勞動力，並搭配印度政府出台的【PLI – 生產連結激勵計畫】，透過在印度設廠，或與印度代工廠合作，來保持自己在該產業的競爭力。以敝公司而言，選擇了位於北印度的代工廠合作，供應印度當地市場，並在2023年發布了新聞稿。
乍看很完美，但現實是印度尚未準備好成為下一個世界工廠。先不論因為基礎建設不足而導致常常停電與交通問題等外，更大的問題是，印度政府為了打擊貪腐而設立的種種限制，讓很多在其他國家行之有年的流程在這裡完全行不通。變相需要額外的流程設計與人為控管，也是工作上很需要花時間brainstorming的。
除此之外，不明確的執法標準，聽起來讓人感覺完全看執法者心情而定，讓負責到法規的印度同事面對大家質詢為什麼其他廠商做得到，就我們做不到時，也頭很痛。這點不僅體現在工作上，連我親身至印度出差時，遇到登機前的安檢，也有同感。
除了印度本身的複雜度外，我們也將整套採購系統搬移至新的SAP S4。不僅需要從頭且快速的理解系統邏輯，還需要在時時與IT討論怎麼讓系統符合我們的需要，在必要時刻更要用現有的知識與邏輯，推翻並打臉IT不合理的設計，不妥非必要的協。在人力吃緊的專案中，這塊主要由我統籌負責。
因此，這個專案不僅是整個Global Ops當年度最大的專案，也是我主管認證她做過最複雜、困難的專案。能度過這高低起伏的一年，我自己都佩服起自己了。
整個專案怎麼進行的？
在整個專案中，我們主要負責零組件採購這支。主軸繞著三輪的IT Release，逐步從「從公司自家的工廠進貨」，一路到能夠「向外部廠商進貨」以及「RMA退貨」等功能。而每一輪的IT Release，奠基於一開始寫好的BRD (Business Requirement Document，業務需求文件)，IT設計出相對應的系統設計。大家再基於這樣的設計討論，最終達成這輪要做什麼的共識。
測試
IT設計與開發系統的同時，我們也需要和公司內各部門蒐集討論實務上的流程，轉化拆解成一個個測試步驟，以便實際上進行系統測試時，大家能按照設計好的步驟一步一步做測試，來確保未來系統實際上線時，能真的符合需求，成功將原物料送進印度代工廠。
所謂的測試，對我們使用者來說比較精確的說法叫做「UAT – User Acceptance Test」，顧名思義就是要站在使用者的角度，透過一次次的試驗，確保預設的行為與所需要的功能，都能透過既定的流程實現。因此這階段需要大量的與IT溝通合作，一旦遇到不正確的地方，就馬上找IT溝通，討論出最佳的做法，然後重測。直到該輪所有需要測試的東西都測完沒問題，所有單位都簽字畫押為止。
測試完畢之後，則需要在系統正式上線時，在真實環境中實際試驗一次。也就是真的出貨，搭配正式系統的環境與功能，一路做到貨送至代工廠生產。與此同時，也要確保後端財務計算等都是正確的。一旦遇到問題，也是時時與IT合作解決。
跨部門、跨國溝通
作為採購部門，我們控制整套end-to-end的採購流程，與最前面的供應商、自家工廠、運輸部門、財務部門，到後面的代工廠本人、財務、稅務與法遵，以及最重要的IT，都需要大量的溝通合作。除了要打槍那些天馬行空根本不可能的要求外，更重要的是理解每個部門需要什麼，什麼要求有機會妥協或改變一下，來讓整個流程串起來能動。
在這之外，作為最理解全部流程的單位，也需要解答各部門與IT的疑問，擔任橋樑把大家串起來釐清問題與討論解法，把最終的待辦事項整理出去。
做這專案之前的我，工作絕大多數都不需要如此大量且複雜的溝通，加上對我來說很多事情，個人都抱持『做就對了哪來那麼多廢話』的心態，直到做了專案，遇到很多鬼故事，才開始認真檢討做法，尋求改善方法。
除了系統設計與測試之外…
也需要顧及同步進行的日常生產，就需要將整套流程與系統操作方式記錄成一份份的教學文件，簡而言之就是歸納成SOP，讓負責日常生產的同事接手運作。這時候也會發現一些當初沒有預想到，或是沒有測試到的狀況與需求，就需要額外再跟相關部門串，或找IT解決。
除了系統之外，這些嶄新的流程是之前所不曾發生的，因此大家並沒有沒確的權責劃分(R&R)。我們總不能讓這些灰色地帶放在那邊，直到問題發生才慢慢處理。因此，也需要把各部門找來討論，擬出一份大家都可以接受的權責劃分(RACI chart)。
寫到這裡，其實回頭看這些專案執行，就如同當替代役時撥空學的Google Project Management，那些文件記錄、Email、會議、邏輯、專有名詞等，都一一派上用場了。所以也算幸運，學完之後有實作機會，直接加深印象。
困難與反思
專案初期常發生很多匪夷所思，我常想說到底難在哪，為什麼對方總是沒辦法把事情做好的情境。後來找了些前輩聊，統整出下面兩點啟發：
反思1 – 幫助對方把事情做好
有可能對對方來說，在背景知識或能力不足的情況下，被指派的工作著實超出了他能力範圍，抑或是對方真的沒時間，或這件事對對方而言太麻煩、不重要。那我自己某種程度來說做為PM，為了把事情推動下去，要想怎麼做可以讓對方把事情做好的阻力更小一點。好的例子包括把所需要的資訊清楚寫下、把其他需要配合的人事物先備齊、幫對方把問題拆解並簡單化。雖然乍聽很像在當保母，但在專案後期抱持著這樣的心態實作，的確獲得了一些改善。雖然我不是負責這件事的人，但我在我能力範圍內盡可能幫助對方降低阻力，來讓整件事情更容易被推進。
反思2 – 不要把自己的標準套在別人身上
乍聽有點像自吹自擂，但人各有所長。所以似乎不能因為自己覺得不難，就預設對其他人來說也很簡單。跟生活一樣，降低對生活的期待，把這些事件都當作天空上一片片的雲觀賞，而不是死死的盯著，然後把自己氣死。同理可以套用在專案裡。
除此之外，還有一些作專案會遇到的問題，例如：
反思3 – 留下紀錄
乍看好像是每個工作者都懂得概念，但實際上卻常常會忘記。不論是開會、討論、請對方幫忙等，不能只有嘴巴上講過去而已，而是一定要留下電子紀錄，Email或Teams都好，這麼做會有以下好處：
- 清楚歸納出時間線
- 幫助大家記得有這件事
- 沒有模糊空間
另外，如果是會議記錄，則可以把重要決定(Key decision)條列下來，包括每個人在會議後要做的事情。如果對方事後不認，就可以很輕鬆地拿出這份會議紀錄，必要的時候也發給對方的老闆。
專案前期實在踢到太多次鐵板，有些人一下子說A，一下子又反悔改B；一下子忘記(不論是對方或是我自己)。所以學到需要保留紀錄，有需要的時候拿出來，一翻兩瞪眼。省得之後還要爭辯，又被氣得半死的力氣。
反思4 -穩定心情
最後也最重要的，專案是為公司，但身體和心靈健康是為了自己。有時候急也沒有用、兇對方不僅沒用，還會破壞關係。所以如果上面三點都做了，整個專案還是一團亂的話，那大概代表這個專案已經不是單靠自己做什麼改變，就能拉回正常的方向繼續前進的。
這時候，只能深呼吸，抽離這個環境，放鬆之後再來想想怎麼辦。畢竟這麼大一個專案，好多同事的小孩年紀都跟我一樣大、甚至更大，他們經驗那麼豐富，一定有些想法可以參考討論，靠自己的人生與工作經驗，著實有限。
未完待續的跨跨之旅
我常在想，要不是當初大家低估了這個專案的難度，應該也輪不到我做這麼複雜的專案。也常在想，如果我一路走來大多的事情都是靠「運氣」來達成，那我究竟剩下多少運氣可以揮霍？去印度出差，有的人覺得很酷，可以去一次看看；有的人則是敬謝不敏。一開始我的確屬於前者，但卻去了三次，拉肚子、感冒、肌肉拉傷，還有用不如中文與台語流利的英文和來自世界各地的同事合作，當下心情著實阿砸，但也知道這是累積工作與人生經驗的機會。反正我很擅長忍耐，就一路忍到最後吧。幸好暫時忍完了，在下一階段前還有休息空間，趁機記錄一下，和大家分享這段神奇的印度專案經驗。